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用Excel制作合同到期提醒
在工作中签订合同是常见的,签订的合同比较多的情况下,没办法记住全部客户的合同到期时间,这时候我们可以使用Excel来制作合同到期提醒,这样就再也不担心忘记客户合同的到期时间了。
展示效果
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到期前30天显示红色字体提醒,前面的圆点也是红色的;已经到期的是黄色圆点,30天以上的显示是绿色圆点。
开始制作
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在提醒下面的单元格中输入公式=D5-TODAY()计算出结果后,下拉填充。接着设置单元格格式为“常规”,在单元格上会显示剩余天数。
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选中到期提醒的单元格数据区域,使用Ctrl+1打开设置单元格弹窗,点击【数字】-【自定义】在类型中输入:【[=0]"已到期";[红色][=30]#"天后到期";"未到期";】。
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最后给单元格添加一个图标,显示的更加明显。选中单元格区域,点击【条件格式】-【图标集】-【其他规则】,在【图标样式】上选择默认的圆点样式。接着更改图标的颜色顺序,类型改为【数字】,值设置为【=31】和【=1】确定即可。-excel到期提醒windows
excel设置到期提醒
首先,需要在“到期提醒”下面的单元格中设置剩余天数,操作方式就是在单元格内填写“到期时间所在的单元格-TODAY()”如图所示:在单元格内填写“E2-TODAY()”

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填写完成后,会看到剩余天数,使用填充柄功能,下拉鼠标,即可得到整个表格合同的剩余天数,
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然后就可以设置自动到期提醒了,选择【开始】,然后点击【数字】,点击“自定义”旁边的黑三角,选择【其他数据。
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在“单元格格式”的对话框中,选择【数字】,分类选择【自定义】,类型选择图示中的选项,然后点击【确定。5/6
然后可以添加图标了,点击【开始】,点击【样式】,选择【条件格式】,点击【新建规则。6/6
在选择规则类型中,选择“基于各自值设置所有单元格格式”,“格式样式”选择“图标集”,其他数据都按照下图所示进行设置,点击确认即可:
EXCEL过期提醒?
您好,方法
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第一层境界:备注列计算到期天数
这个方法是最简单最初级的,只需要用到一个函数TODAY,该函数不需要参数,可以直接返回当前的系统日期,用到期日期-当前日期即可得到还有多少天到期,公式为:=D4-TODAY()
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注意两点:
1.如果输入公式后显示不正确,可以将单元格格式修改为常规;
2.因为使用了TODAY()函数,所以每天打开表格时备注栏的数字都是会发生变化的,表示距到期日还有多少天,如果是负数说明已经过期了。
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第二层境界:更加人性化的备注信息
这一次需要用到TEXT来实现我们想要的效果,对负数统一显示为“已过期”,对正数显示为“还有多少天到期”,公式为:=TEXT(D4-TODAY(),"还有0天到期;已过期;;")
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第三层境界:只显示需要关注的信息
备注栏如果显示全部的结果,其实并不能突出需要关注的重点数据,假如只对未来30天以内到期的数据做提示,超过30天的不显示任何内容,这样的结果看起来会更加直观,此时让IF出马更为合适,公式进一步优化为:=IF(D4-TODAY()31,TEXT(D4-TODAY(),"还有0天到期;已过期;;"),"")-excel到期提醒windows
使用公式也就只能做到这个程度了,如果还要提升境界,就必须条件格式登场。
第四层境界:条件格式控制显示效果
这一次要实现的效果是让30天内到期的数据整行显示黄色,已过期的整行显示红色,这个要求涉及到两条规则,设置步骤如下。
首先选中数据区域,再打开条件格式中的新建规则,选择使用公式确定要设置格式的单元格,公式输入=$D4,然后设置格式,完成后一直点确定退出,就能看到效果了,操作步骤看动画演示。
操作要点:只选择需要应用条件格式的区域,也就是从第4行开始选。
重复这个过程,再次设置条件格式,区别就是公式变成=$D4-TODAY()31,再看一次动画演示。
操作要点:设置完成后在条件格式的管理规则中调整一下两条规则的顺序。
公式中的31也可以改成=30,这个很好理解。
如果还需要对60天内到期的数据做提醒,对应增加规则就可以了。
比这个效果更高级的那就是增加了按钮来控制到期提醒,这就要用到控件了。
第五层境界:利用按钮控制到期提醒
该设置分为两部分操作,控件按钮的添加和条件格式的设置,先来看看控件怎么用。
添加控件不是很难,选择选项按钮后在表格里拖动一个矩形框就可以完成添加。
添加后修改说明文字,再根据自己的需要复制几个选项按钮,做成这种效果。
在其中一个控件上面点右键,设置控件格式,然后选择表格空白区域的一个单元格。
完整的操作看动画演示。
这一步的原理就是利用控件在单元格得到对应选项的数字,为下一步的设置提供一个条件。
接下来设置条件格式,过程和第四部分的一样,只是公式有所不同,因为这里有三个选项,所以需要设置三次规则,公式分别为:
规则1:=AND($K$2=1,$D4TODAY())
规则2:=AND($K$2=2,$D4-30=TODAY())
规则3:=AND($K$2=3,$D4-60=TODAY())
如果还需要设置更多选项,按照对应的条件修改公式添加即可。
如何设置excel到期自动提醒功能
1、启动Excel,新建一文档,取名保存(如“提醒.xls”)。
2、按“Alt+F11”组合键进入VBA编辑状态。
3、在左侧“工程资源管理器”窗口中,选中“VBAProject(提醒.xls)”选项,执行“插入模块”命令,插入一个新模块。
4、将下述代码输入到右侧的编辑区域中:
Sub auto_open() '设置一个自动运行的宏——auto_open
Application.OnTime TimeValue("08:30:00"), "tx" '设置提醒时间——08:30:00(可以根据需要修改),设置调用提醒宏——tx。
Application.OnTime TimeValue("09:30:00"), "tx" '再设置提醒一次。
End Sub
Sub tx() '设置一个显示提醒消息的宏(名称要与上述自动运行宏中调用的名称一致)。
msg = MsgBox("通知张三、李四、王五评委参加下午评标!", vbInformation, "赶快打电话") '设置提醒对话框中的消息和标题(前面是消息内容,后面是对话框标题,请根据需要输入)。-excel到期提醒windows
End Sub
注意:①上述代码中,英文单引号及其后面的字符是对代码的解释,在实际输入时可以不需要。②如果设置多个提醒宏(tx1、tx2……),并在自动运行宏中分别设置调用的时间,可以实现多个消息的定时提醒。
5、输入完成后,退出VBA编辑状态,保存工作簿文档。
6、以后,一上班,就启动Excel,打开上述工作簿文档。设定时间一到,系统即刻弹出提示框。